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Executive Assistant

Executive Assistant

We are looking for an enthusiastic candidate to fill the role of Executive Assistant at Atomic Fiction. This is an exciting role, supporting an office with broad responsibility, and requires you to lend your energies in a variety of ways.
 
Responsibilities:

  • Represent the Executives to employees, clients, vendors, and the press.
  • Manage very active and fluid schedules.
  • Communicate directly with the rest of the Executive team, employees, and outside parties to facilitate meetings and various assignments.
  • Arrange complex travel itineraries.
  • Keep Executives well informed of upcoming commitments and responsibilities.
  • Anticipate, coordinate, and prepare information/materials for meetings and conference calls.
  • Determine what actions should be done (collecting background information, drafting response, etc.) and what needs to be called to the Executives attention.
  • Follow up on action items, and run autonomously to increase the efficiency of the Executives.
  • Record, transcribe, and distribute minutes of meetings attended by Executives.
  • Coordinate timely communication of requests, concerns, and other action items to the appropriate staff.
  • Handle additional administrative tasks as required.
  • Maintain confidential information with the utmost discretion.

Competencies:

  • Self-motivated and dependable, with sound judgment, highly proactive with a desire to embrace responsibility.
  • Must be multi-task capable with an excellent sense of priority, logic and objectivity, highly organized and capable of handling a number of sensitive and important issues simultaneously.
  • Strong interpersonal skills accompanied by a high degree of sensitivity for confidentiality.
  • Excellent written and verbal English communication proficiency.
  • Able to develop relationships quickly with other employees through a personable and amicable demeanour.
  • Able to gather data and return reliable, pertinent information to Executives for action.
  • Have an understanding and knowledge of the corporate organizational structure, business units, and functional responsibilities. Able to effectively engage personnel across the company.
  • Able to adapt and balance the changing needs of the company.
  • Flexible and able to schedule at any time, under any circumstance.
  • Possess a desire to be involved in a young and creative company whose industry landscape is constantly evolving.
  • Possess decision-making instincts that are compatible with the Executives.
  • Service motivated to please customers and internal/external constituencies.

Requirements:

  • Minimum two years of work experience with University level education.
  • Experience supporting high level Executives a plus.
  • Excellent knowledge of Microsoft Office, Google Apps, and proficiency with Mac OS X and iOS.
  • Passport Required (for some international travel).


Assistant(e) exécutif(ve)

Nous sommes à la recherche d'un(e) candidat(e) enthousiaste pour occuper le poste d'assistant exécutif chez Atomic Fiction. Le rôle comporte des challenges très intéressants. La personne occupant ce poste s’assurera du bon fonctionnement du studio, et répartira son temps et son énergie de plusieurs façons.

Responsabilités:

  • Représenter les dirigeants auprès des employés, des clients, des fournisseurs et de la presse.
  • Gérer des calendriers très actifs et fluides.
  • Communiquer directement avec le reste de l'équipe de direction, les employés et les tiers pour faciliter les réunions et les diverses affectations.
  • Organiser des itinéraires de voyage complexes.
  • Tenir les cadres bien informés des engagements et des responsabilités à venir.
  • Anticiper, coordonner et préparer des renseignements / documents pour les réunions et conférences téléphoniques.
  • Déterminer les actions à entreprendre (collecte d'informations de base, rédaction de réponses, etc.) et ce qui doit être appelé à l'attention des cadres.
  • Assurer le suivi des actions et fonctionner de façon autonome pour accroître l'efficacité des cadres supérieurs.
  • Enregistrer, transcrire et distribuer le contenu des réunions auxquelles participent les cadres supérieurs.
  • Coordonner la communication des demandes et des préoccupations au personnel approprié.
  • Gérer les tâches administratives supplémentaires selon les besoins.
  • Conserver les informations confidentielles avec la plus grande discrétion.

Compétences :

  • Être autonome, fiable et logique, tout en ayant un bon jugement. Être proactif avec un désir de bien faire les choses.
  • Être polyvalent et démontrer un excellent sens des priorités. Faire preuve d’objectivité et être hautement organisé pour pouvoir traiter un certain nombre de problèmes sensibles et importants simultanément.
  • Posséder de fortes compétences interpersonnelles accompagnées d'un haut degré de sensibilité à la confidentialité.
  • Avoir une excellente maîtrise de la communication écrite et orale en anglais.
  • Faire preuve d’un grand professionnalisme et être capable de développer rapidement des relations avec d'autres employés grâce à un comportement sympathique et amical.
  • Être capable de recueillir des données et de renvoyer des informations fiables et pertinentes aux cadres pour action.
  • Avoir une compréhension et une connaissance de la structure organisationnelle, des départements et des responsabilités fonctionnelles de l'entreprise. Capable d'engager efficacement le personnel à travers l'entreprise.
  • Être capable d'adapter et d'équilibrer les besoins changeants de l'entreprise.
  • Faire preuve de flexibilité être capable de planifier à tout moment, en toute circonstance
  • Avoir envie de s'impliquer dans une entreprise jeune et créative qui fait partie d’une industrie en constante évolution.
  • Être orienté vers le service à la clientèle pour satisfaire les clients internes et externes.

Exigences:

  • Posséder au moins deux années d'expérience de travail avec une formation de niveau universitaire.
  • Expérience de soutien des cadres de haut niveau est un bonus
  • Excellente connaissance de Microsoft Office, Google Apps et maîtrise de Mac OS X et iOS.
  • Passeport requis (pour certains voyages internationaux).

*Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte, et ce, sans discrimination.

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