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Department Coordinator/Coordonnateur de département

Atomic Fiction is looking for a Department Coordinator to join the team.  Department Coordinators are responsible for working closely with the Department Managers to maximize the resources of the company and to ensure that each show is scheduled with the appropriate talent in a timely manner.  The Department Coordinator must set up every show team so that each has enough time to effectively complete all work as per the show production’s notes and instruction.  The Department Coordinator also assists the Department Manager in running all department activity.

PRINCIPLE DUTIES & RESPONSIBILITIES:

Scheduling

  • Work with the Department Managers in creation of long-term crewing plans
  • Handle daily crew resource trades and task assignments as required
  • Coordinate all vacation requests and their approval process, keeping all company calendars up-to-date
  • Maintain crew planning data to ensure all records are up-to-date

Resources

  • Schedule Department Manager / Supervisor involvement in all department candidate interviews
  • Working with Facilities to coordinate seating requirements for any new hire, move, or departure
  • Keep show roll off and contract end date forecasting with advanced notice forecasting
  • Identify how the departments are understaffed or overstaffed and flag to Department Manager and Department Supervisor as required
  • Provide performance review support and database maintenance

Time and Attendance

  • Ensure the weekly Overtime Tracker is filled out completely and accurately
  • Send reminders to artists for daily time card entry
  • Support artists for time card entry
  • Record all sick days, late arrivals, and early departures

Department Activity

  • Schedule monthly department meetings
  • Working with Training Specialist, coordinate all department lunch and learn

MINIMAL QUALITFICATIONS :

  • Minimum 2 years of relevant experience
  • Knowledge of VFX disciplines & pipelines a plus 
  • Strong project planning skills
  • Capacity to manage a busy workload with high productivity 
  • Must be able to meet deadlines in a fast paced environment
  • Responsive and flexible to ever changing needs and environments
  • Familiarity working with and using scheduling applications and software
  • Experience with Shotgun a plus
  • Clear and confident communicator
  • Organized and focused

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Atomic Fiction est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) de département. Cette personne travaille en étroite collaboration avec la Gestionnaire de département afin de s’assurer que l’utilisation des ressources est optimisée et que chaque personne est assignée au bon projet, selon ses talents. Le/la Coordonnateur(trice) doit s’assurer que chaque équipe de projet détient suffisamment de temps pour effectuer le travail tel qu’indiqué dans les notes et les instructions de la production. La personne assiste également la Gestionnaire du département dans la gestion de toutes les activités du département.

 

PRINCIPALES RESPONSIBILITÉS:

Planification

  • Travailler avec les Gestionnaires du département dans la planification des équipes à long terme
  • Traiter quotidiennement l’assignation des tâches et des ressources selon les besoins
  • Coordonner les demandes de vacances et leur processus d'approbation, en maintenant les calendriers de l'entreprise à jour
  • Maintenir les données de planification d’équipe à jour

Ressources

  • Coordonner les entrevues d’embauche entre les candidats et les Gestionnaires de département / Superviseurs
  • Collaborer avec le département des installations pour l’assignation des espaces de travail lorsqu’il y a de nouveaux employés, des mouvements et des départs
  • Garder le « show roll off » et prévoir les dates de fin des contrats
  • Évaluer si les départements ont un manque ou un surplus d’employés et en faire part aux Gestionnaires et Superviseurs de département
  • Offrir son soutien dans le processus d'évaluation de la performance et mettre à jour les dossiers

Temps et présence

  • S’assurer que le suivi du temps supplémentaire hebdomadaire est complet et exact
  • Envoyer des rappels aux artistes afin qu’ils complètent leurs feuilles de temps
  • Accompagner les artistes dans la mise à jour de leur feuille de temps
  • Compiler les jours de maladie, les arrivées tardives et les départs anticipés

Activités du département

  • Planifier les rencontres mensuelles du département
  • Collaborer avec la Spécialiste de la formation afin de planifier les « lunch and learn » du département

QUALIFICATIONS REQUISES:

  • Minimum de 2 années d'expérience pertinente
  • Connaissance du domaine VFX et de son « pipeline » (un atout)
  • Grandes habiletés en gestion de projets
  • Capacité à gérer une charge de travail élevée et des délais serrés
  • Capacité à respecter les délais dans un environnement de travail rapide
  • Faire preuve de flexibilité dans un environnement changeant
  • Aisance avec les applications et les logiciels de planification
  • Expérience avec l’application Shotgun (un atout)
  • Excellentes habiletés de communication
  • Sens de l'organisation
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