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Receptionist

RECEPTIONIST

Reporting to the Facility Manager, the Receptionist is the first point of contact for clients, guests and employees. They will need to provide first class customer service, behaving with excellent professionalism and efficiency at all times.

 

Responsibilities (but not limited to):

  • Demonstrate a very positive and welcoming impression on our staff and visitors (offering drinks to arriving clients and vendors, etc.) at all times;
  • Answer, screen and forward any incoming phone calls while providing basic information when needed;
  • Maintain the reception environment to a high presentation level;
  • Ensure building security is maintained through firm but friendly adherence to Company policies and procedures;
  • Issue visitor badges and maintain visitor log book;
  • Keep track of in-house clients and inter-office visitors;
  • Stationary stock control and orders;
  • Maintain and communicate internal directory system;
  • Track package deliveries;
  • Receive and sort mail deliveries;
  • Managing invoices;
  • Assist Facilities Manager when needed;
  • Translate documents as needed;
  • Ad hoc administrative duties as required.

 

Requirements:

  • At least 3 years experience as a receptionist;
  • Excellent verbal and written communications skills;
  • Fully Bilingual in English and in French (spoken & written);
  • MS Office Proficient.

 

Competencies: 

  • Highly organized and able to adapt and prioritize in a fast-paced, ever-changing environment;
  • Ability to work under pressure and manage several priorities at once;
  • Demonstrated ability to handle multiple demands, flexibility and professionalism in a creative environment;
  • Problem solving capabilities and autonomy;
  • Customer orientation, confident, outgoing and a positive attitude;
  • High degree of motivation, resourcefulness, and proactiveness.

 

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RÉCEPTIONNISTE

Relevant du Responsable des installations, la Réceptionniste est le premier point de contact pour les clients, les invités et les employés. Vous devrez fournir un service à la clientèle de première classe, se comporter avec un excellent professionnalisme et efficacité à tout moment.

 

Responsabilités (mais non limitées) :

  • Faire preuve d'une impression très positive et accueillante à notre personnel et aux visiteurs (offrant des boissons aux clients et visiteurs, etc.) en tout temps ;
  • Répondre, afficher et transférer les appels entrants tout en fournissant des informations de base au besoin ;
  • Maintenir l'environnement de la réception à un niveau de présentation élevé ;
  • Veiller à ce que la sécurité du bâtiment soit maintenue par une adhésion ferme mais amicale aux politiques et procédures de l’entreprise ;
  • Émettre les cartes d’accès aux visiteurs et tenir le carnet de visite ;
  • Garder une trace des clients internes et des visiteurs ;
  • Effectuer le contrôle et les commandes de fournitures de bureau ;
  • Maintenir et communiquer le système d'annuaire interne ;
  • Effectuer le suivi des livraisons de colis ;
  • Recevoir et trier les envois postaux ;
  • Effectuer la gestion des factures ;
  • Assister la Responsable des installations au besoin ;
  • Traduire les documents au besoin ;
  • Effectuer des tâches administratives ad hoc, au besoin.

 

Exigences:

  • Au moins trois (3) années d'expérience en tant que réceptionniste ;
  • Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
  • Bilingue (français / anglais) ;
  • Très bonnes compétences avec la Suite MS Office.

 

Compétences:

  • Excellente organisation, capacité à s'adapter et à prioriser dans un environnement en rapide en constante évolution ;
  • Orientation client, polyvalence, dynamisme, et une attitude positive ;
  • Capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers à la fois ;
  • Aptitude démontrée à gérer les demandes multiples, la flexibilité et le professionnalisme dans un environnement créatif ;
  • Haut degré de motivation, d'ingéniosité et de proactivité ;
  • Aptitude à résoudre les problèmes et autonomie.

 

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