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Department Manager

DEPARTMENT MANAGER

Reporting to the Head of Production, the Department Manager is responsible for managing the department, overseeing all scheduled work, ensuring best practices are established and maintained and supporting resource initiatives. You will be implementing and championing continuous improvements as well as partnering with Production to address issues, present strategies and establish solutions.

 

Responsibilities (but not limited to):

  • Work with Producers in both Oakland and Montreal to staff artists from project to project with the goal of optimizing staff and facilitating collaboration;
  • Maintain an overview of department schedule and manage resource requirements, working with VFX Producers, Production Managers and production;
  • Forecast resource requirements for the department – identifying key shortfalls and anticipating surplus crew scenarios;
  • Participate in long term planning with Production to create appropriate staffing plans;
  • Ensure talent is effectively utilized across all projects, provide reports and Shotgun maintenance, as needed;
  • Ensure Production is forecasting changes and resource needs throughout the life of a show;
  • Partner with Production and Supervisors when resolving bottlenecks within their own show to maintain a studio-wide view and avoid creating additional downstream bottlenecks and resource issues to other shows;
  • Ensure schedules, due dates, tasking and project constraints are communicated to the artists and supervisors in a timely manner;
  • Work proactively and collaboratively with Production;
  • Planning department schedules (vacation, sick, leave of absences, etc.) and formulate coverage plans for any artist absence to ensure project targets are met;
  • Manage Time & Attendance of team (approve time off requests and timecards) and monitor resources from an overtime perspective;
  • Define and communicate on-going & upcoming recruitment needs;
  • Partnering with the Technical Supervisor, conduct performances reviews and address performance issues, as needed;
  • Provide continuous support to direct reports and collect feedback from them;
  • Provide clear direction and guidelines for staff to follow.

 

Requirements:

  • College or University Degree in a related field and/or equivalent experience;
  • VFX industry and-or project management experience is an asset;
  • At least 3 years’ experience in people management;
  • Strong people management skills: ability to inspire, mentor and develop a highly motivated and happy team;
  • Demonstrated excellent organization and communication skills,
  • Working knowledge of Shotgun (software).

 

Competencies:

  • Excellent leadership skills;
  • High achievement in leading creative talent in a fast paced production environment;
  • Proven project management skills;
  • Ability to work collaboratively with creative employees across all levels;
  • Demonstrated ability to handle multiple demands, flexibility and professionalism in a creative environment.

 

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GESTIONNAIRE DE DÉPARTEMENT

Relevant du Directeur, Production, le Gestionnaire de département est responsable de la gestion et la supervision de tous les travaux prévus, veille à ce que les meilleures pratiques soient établies et maintenues et appuie les initiatives en matière de ressources. De plus, vous serez en charge de la mise en œuvre et de la promotion d'améliorations continues ainsi que du partenariat avec la Production pour résoudre les problèmes, présenter des stratégies et établir des solutions.

 

Responsabilités (mais non limitées) :

  • Collaborer avec la Production aux États-Unis et Canada pour se doter d’artistes d'un projet à l'autre dans le but d'optimiser le personnel et de faciliter la collaboration ;
  • Maintenir un aperçu des calendriers (échéanciers) du département et gérer les besoins en ressources, en travaillant avec les Producteurs VFX et la Production ;
  • Prévoir les besoins en ressources du département - identifier les principales lacunes et anticiper les scénarios d'excédent d'équipe ;
  • Participer à une planification à long terme avec la Production pour créer des plans de dotation appropriés ;
  • S'assurer que les talents sont utilisés efficacement dans tous les projets, fournir des rapports et/ou mettre à jour les informations dans le système informatique « Shotgun », au besoin ;
  • S'assurer que la Production prévoit des changements et des besoins en ressources tout au long de la vie d'un projet ;
  • Collaborer à la Production et les Superviseurs Techniques pour résoudre les goulets d'étranglement au sein de leur propre projet afin de maintenir une vue à l'échelle du studio et éviter de créer d'autres goulots d'étranglement et de problèmes de ressources à d'autres projets ;
  • Veiller à ce que les calendriers, les échéanciers, les tâches et les contraintes de projet soient communiqués aux artistes et aux superviseurs en temps opportun ;
  • Travailler de manière proactive et collaborative avec la Production ;
  • Planifier les horaires d’équipe (vacances, absences maladie, congés, etc.) et formuler des plans de couverture pour toute absence d'artiste afin de s'assurer que les objectifs du projet sont atteints ;
  • Gérer le temps et la présence de l'équipe (approuver les demandes de congés et les feuilles de temps) et surveiller les ressources à partir d'une perspective de temps supplémentaire ;
  • Définir et communiquer les besoins en recrutement en cours et à venir ;
  • Effectuer, en partenariat avec le Superviseur Technique, les évaluations de performance et adresser les problèmes de rendement, au besoin ;
  • Fournir des directives et orientations claires à l’équipe.

 

Exigences:

  • Diplôme collégial ou universitaire dans un domaine connexe et / ou expérience équivalente ;
  • L'expérience de l'industrie des Effets Visuels et/ou de la gestion de projets est un atout ;
  • Au moins 3 ans d'expérience en gestion de personnel ;
  • Solides aptitudes à la gestion des personnes : aptitude à inspirer, à encadrer et à développer une équipe engagée ;
  • Excellente aptitude à l'organisation et à la communication ;
  • Connaissance pratique du logiciel Shotgun est un atout.

 

Compétences:

  • Excellentes compétences en leadership ;
  • Excellente maîtrise de gestion de talents créatifs dans un environnement de production à rythme rapide ;
  • Compétences éprouvées en gestion de projet ;
  • Capacité à travailler en collaboration avec des employés créatifs et ce, à tous les niveaux ;
  • Aptitude démontrée à gérer les demandes multiples, la flexibilité et le professionnalisme dans un environnement créatif.
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